Das Wichtigste zum Beschäftigtendatenschutz in Kürze
- Es gibt kein eigenes Gesetz zum Beschäftigtendatenschutz, stattdessen greifen die allgemeinen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sowie in Teilen das BDSG-neu.
- Gemäß § 26 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes dürfen Arbeitgeber auch ohne Einwilligung der Angestellten solche personenbezogene Daten verarbeiten, die für die Durchführung, Beendigung oder Aufnahme eines Dienstverhältnisses erforderlich sind.
- Das umfasst gemäß Artikel 9 Absatz 2 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch einige besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten).
- Für darüber hinausgehende Verarbeitungen ist in der Regel eine zusätzliche Einwilligungserklärung der Mitarbeiter vorausgesetzt.
Welche Regelungen greifen beim Beschäftigtendatenschutz?
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste vorab: Ein eigenes Beschäftigtendatenschutzgesetz gab es bislang nicht und wird es auch mit Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung weiterhin nicht geben. Stattdessen greifen wie in anderen Rechtsbereichen auch beim Beschäftigtendatenschutz die allgemeinen DSGVO-Vorgaben. Ein 2010 eigens zum Beschäftigungsdatenschutz beschlossener Gesetzentwurf wurde nie verabschiedet.
Ergänzend dazu hält das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zusätzliche Vorschriften bereit, die den Umgang mit personenbezogenen Daten von Angestellten in Deutschland zusätzlich regulieren. Im Wesentlichen sind diese in § 26 BDSG-neu enthalten. Diese zusätzliche Regulierung auf staatlicher Ebene wiederum ist durch Artikel 88 DSGVO gestattet. Doch was genau gilt nun im Beschäftigungsdatenschutz?
Was bestimmen BDSG-neu und Datenschutz-Grundverordnung beim Beschäftigtendatenschutz?
§ 26 BDSG-neu entspricht im Allgemeinen den bisherigen Regelungen, die für den Beschäftigtendatenschutz bislang in Deutschland galten. Kernaussage dabei ist, dass personenbezogene Daten der Arbeitnehmer erhoben werden dürfen, sofern dies für die Erfüllung, Aufnahme oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
Auch darüber hinausgehende besondere Daten können auf Grundlage einer wirksamen Einwilligungserklärung ggf. erhoben werden. Hier bedarf es jedoch der Abwägung und der genauen Festlegung der Zwecke.
Darüber hinaus dürfen auf dieser gesetzlichen Grundlage auch folgende Daten regelmäßig erhoben werden:
- Bewerberdaten
- allgemeine Personen- und Kontaktdaten
- Kontoverbindung
- Tätigkeitsprofil bzw. Position
Datensammlung auf Vorrat, um Straftaten aufzudecken?
Unterschiedlichste Überwachungsmöglichkeiten verleiten den einen oder anderen Arbeitgeber, seinen Angestellten immer und überall auf die Finger zu schauen. Hier gilt jedoch besondere Vorsicht. Wie schon bislang ist die Erhebung personenbezogener Daten zum Zwecke der Aufdeckung einer Straftat erst ab dem Moment zulässig, ab dem ausreichende Anhaltspunkte für ein entsprechendes Fehlverhalten vorliegen. Die verdachtsunabhängige Vorratsdatenspeicherung ist regelmäßig unzulässig.
Beschäftigtendatenschutz: Allgemeingültige Muster gibt die DSGVO nicht vor
Da es kein einheitliches Gesetz zum Beschäftigtendatenschutz gibt, müssen sich Arbeitgeber an die allgemeinen Vorgaben der DSGVO halten. Die wesentlichsten Datenschutzgrundsätze sind:
- Gibt es keine eindeutige gesetzliche Grundlage, die die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten gestattet oder vorschreibt, bedarf es bei darüber hinausgehenden Verarbeitungen auch im Beschäftigtendatenschutz der Einwilligung durch den Betroffenen. Die Einwilligungserklärung muss freiwillig, informiert, verständlich und widerrufbar sein.
- Die Verarbeitung muss den Prinzipien der Zweckbindung sowie Datensparsamkeit genügen. Es sollten (ohne Einwilligung) grundsätzlich nur solche Daten erhoben werden, die für die Durchführung, Aufnahme sowie Beendigung des Dienstverhältnisses wirklich erforderlich sind – und diesem Zweck auch genügen können.
- Die Betroffenenrechte müssen auch vom Arbeitgeber beachtet werden. Das betrifft insbesondere die Rechte auf Auskunft, Löschung, Berichtigung sowie das Widerrufsrecht bezüglich erteilter Einwilligungen.
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Siegmund meint
wie bekomme ich eine rechtlich einwandfreie Datenschutz-Erklärung für Mitarbeiter die weiter ihren Dienstplan einsehen wollen wie er vorher war und ausgehangen hat
datenschutz.org meint
Hallo Siegmund,
Sie müssen lediglich eine Einwilligungserklärung einholen, die die betroffenen Angaben und den Zweck der Nutzung enthält.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Greta1 meint
Der Arbeitgeber möchte die Gehaltsabrechnung über ein Portal zur Verfügung stellen.
Dieses Portal ist bisher für die Zeiterfassung zuständig. Jeder Mitarbeiter kann dann seine Abrechnung aufrufen und ausdrucken.
Wir sitzen hier jedoch im Großraumbüro und die Bildschirme sind von jedermann einsehbar. Auch werden in den Vertretungen die PC’s der Kollegen genutzt um die Mails zu verarbeiten.
Was sagt der Datenschutz dazu?
datenschutz.org meint
Hallo Greta1,
bitte wenden Sie sich zur Klärung Ihrer Frage an die Personalstelle und/oder den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Greta1 meint
Dank für Ihre Antwort die Personalstelle zu fragen. Aber die Personalstelle möchte dies ja so machen. Von daher nutzt Ihr Hinweis ich soll dort nachfragen recht wenig. Der Datenschutzbeauftrage weiß das leider auch nicht. Er findet die Gesetzgebung schwierig.
Ich wollte wissen ob das überhaupt erlaubt ist.
datenschutz.org meint
Hallo Greta1,
da wir an dieser Stelle keine Rechtsberatung erteilen dürfen, ist uns eine Einschätzung diesbezüglich nicht möglich. Zuständig für die Klärung wären Datenschutzbeauftragte sowie ggf. entsprechend versierte Anwälte.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Ralf meint
Hallo,
angenommen ein Unternehmen möchte ein Postfach einrichten, an welches sich Mitarbeiter mit Gesundheitsproblemen wenden können. Dies soll ermöglichen, dass gewisse Maßnahmen ergriffen werden können um dieser Person den Arbeitsalltag zu vereinfachen (z.B. ergonomischer Stuhl, Augenschonende Folie für Bildschirme). Wäre hier eine Einwilligung der Mitarbeiter, die freiwillig Gesundheitsdaten im Rahmen dieses Postfaches preisgeben, notwendig?
VG
Jens meint
Wie ist denn die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten geregelt, wenn es sich um eine deutsche GmbH handelt, die z.B. Teil eines russischen Konzerns ist? Welche Daten darf dann die russische Mutter einsehen bzw. welche formellen Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit der HR Director der russischen Mutter auf Daten der Beschäftigten der deutschen GmbH zugreifen kann?
jule meint
Guten Morgen,
darf der Arbeitgeber Arbeitsverträge von vielen Mitarbeitern mit Anschrift , Stundenlohn usw. an das Arbeitsgericht senden, im zu beweisen,dass die Mitarbeiterin eingestellt hat.
Bin der Meinung …NEIN?
danke
datenschutz.org meint
Hallo Jule,
die Übersendung im Rahmen eines Rechtsstreits ist in der Regel zulässig, sofern diese Informationen erforderlich sind. Eine Einwilligung des Betroffenen in die Datenübertragung oder Preisgabe ist nicht in jedem Fall erforderlich.
Die Redaktion von datenschutz.org
Katharina meint
Hallo, wann findet denn der Beschäftigtendatenschutz Anwendung und wann der Arbeitnehmerdatenschutz? Die sind beide unterschiedlich. Wann verwende ich was? Danke
Thomas meint
Hallo,
wir wollen im Unternehmen ein Onlineportal (Intranet) einrichten, wo zukünftig interne Nachrichten, Arbeitsanweisungen und unter anderem Schulungsprotokolle hinterlegt werden sollen.
Da die Login-Daten und die Benachrichtigungsfunktion über eine E-Mail-Adresse gesteuert werden, stellt sich mir die Frage, ob ich bei Mitarbeitern ohne dienstlichen E-Mail-Account die private E-Mail-Adresse nutzen darf. Sicherlich muss für diesen Zweck eine separate Einwilligung eingeholt werden, aber ist dies datenschutzkonform? Außerdem muss diese ja freiwillig sein, womit vermutlich wieder nicht alle Mitarbeiter angesprochen werden können.