Das Wichtigste zum Datenschutz im E-Mail-Verkehr in Kürze
- Der Datenschutz umfasst E-Mail-Adressen und Inhalte der E-Mail-Kommunikation.
- Eine Weitergabe, Einsicht oder Verarbeitung dieser Informationen ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
- Ein Arbeitgeber, der private oder dienstliche E-Mail-Kommunikation vorsieht, darf diese nicht überwachen, muss aber deren Inhalte freigeben, wenn ein richterlicher Beschluss vorliegt.
Mehr zum Thema: Spezifische Ratgeber zu Datenschutz im E-Mail-Verkehr
Datenschutz: Ist E-Mail-Überwachung erlaubt?
Inhaltsverzeichnis
Der Datenschutz bei E-Mails sieht in Deutschland eine grundsätzliche Datensicherheit in Bezug auf Inhalte aber auch auf die E-Mail-Adressen vor. Es gibt allerdings rechtliche Ausnahmen, in deren Fällen es erlaubt ist, auf beides zurückzugreifen. Es existieren verschiedene Provider, also E-Mail-Anbieter. Nach dem Datenschutz sind diese verpflichtet, die Kommunikation ihrer Nutzer den Ermittlungsbehörden freizugeben und zur Verfügung zu stellen, wenn ein richterlicher Beschluss vorliegt. Solch eine Befugnis zum Verfolgen von Telekommunikationsinhalten ist in der Telekommunikationsüberwachungsverordnung (TKÜV) geregelt.
Da auch eine Mail-Adresse zu den personenbezogenen Daten gehört, unterliegt sie dem Datenschutz. Dabei ist es unerheblich, ob diese beispielsweise den vollen Namen des Adressaten beinhaltet oder es sich um eine E-Mail-Adresse ohne weitere persönliche Daten handelt. Das bedeutet auch, dass nach dem Datenschutz die E-Mail-Adresse vor einer Weitergabe ohne bestimmte rechtliche Grundlagen geschützt ist. Auch eine E-Mail-Weiterleitung unterliegt dem Datenschutz sowie eine E-Mail-Archivierung.
E-Mail-Marketing: Zum Datenschutz bei Online-Werbung
Am 25. Mai 2018 wird die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung wirksam. Obwohl sie sich größtenteils nach deutschem Recht richtet, wird es auch hierzulande Änderungen geben. Der Bereich Datenschutz bei werbewirksamem E-Mail-Verkehr wird teilweise modifiziert. Der Versand von werblichen E-Mails wird zukünftig einfacher, doch die Strafen bei missbräuchlicher Datennutzung werden gleichzeitig verschärft; die Bußgelder erhöhen sich erheblich.
Bisher ist lediglich die Nutzung so genannter Listendaten ohne konkrete Einwilligung eines Bestandskunden zulässig. Dazu gehören die Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, der Name, Titel beziehungsweise der akademische Grad, die Anschrift und das Geburtsjahr. Die E-Mail-Adresse darf nur unter bestimmten Bedingungen in solch einer Liste gespeichert werden. Eine legitime Speicherung heißt aber nicht, dass die Adresse auch werblich genutzt werden darf. Denn unabhängig vom Datenschutz unterliegt die E-Mail-Adresse auch dem Lauterkeitsrecht.
Demnach ist E-Mail-Werbung ohne explizite Einwilligung nur zulässig, wenn
- Produkte beworben werden, die dem ursprünglich vom Kunden gekauften ähnlich sind und
- vor der Speicherung der Mail-Adresse der Kunde auf die beabsichtigte Werbung hingewiesen wird.
Zusätzlich muss das Unternehmen, welches Mail-Adressen zu werblichen Zwecken nutzt, ihre Erhebung protokollieren, damit jederzeit ein Nachweis möglich ist. Diese Regelungen werden auch mit der neuen Datenschutzverordnung bestehen bleiben. Allerdings werden es die Unternehmen zukünftig leichter haben, ein berechtigtes Interesse für Direktwerbungszwecke durchzusetzen. Dies gilt dann auch schon, wenn der Betroffene absehen kann, dass womöglich eine Verarbeitung erfolgt; beispielsweise durch einen Hinweis im „Kleingedruckten“.
Unverändert gilt aber, dass bei einem Widerspruch des Betroffenen der Versand von Werbe-Mails unzulässig ist. So muss er schon bei Erhebung seiner E-Mail-Adresse über diese Möglichkeit in Kenntnis gesetzt werden und jederzeit widersprechen können. Im Gegensatz zum Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) formuliert die Datenschutz-Grundverordnung bei E-Mail-Verkehr eine weitreichendere Informationspflicht.
E-Mail-Überwachung durch den Arbeitgeber
Ein Unternehmen als Arbeitgeber kann angewiesen werden, die Kommunikation seiner Mitarbeiter via Internet beziehungsweise ihre E-Mails zu beschlagnahmen und herauszugeben. Dies kann der Fall sein, wenn innerhalb einer Datenschutzerklärung die private Nutzung von Mails am Arbeitsplatz vereinbart wurde.
Datenschutzrechtliche Maßnahmen entfallen beispielsweise, wenn gegen einen Mitarbeiter wegen illegalem Herunterladen von urheberrechtlich geschützten Werken oder auch wegen verleumdender E-Mails ermittelt wird. Dann wird entgegen dem Datenschutz eine E-Mail-Weiterleitung und Herausgabe der Informationen angeordnet.
Eine permanente oder willkürliche E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz seitens des Arbeitsgebers ist dennoch unzulässig. Wird neben einer privaten auch eine dienstliche E-Mail-Adresse genutzt und die Datenschutz-Betriebsvereinbarung sieht beides vor, dürfen Inhalte aus beiden nicht einfach verfolgt und protokolliert werden. Auch die E-Mail-Weiterleitung bei Abwesenheit unterliegt dem Datenschutz. Im Vorfeld ist eine Vertretungsperson zu ermitteln, die Zugriff auf die E-Mail-Kommunikation des Kollegen hat.
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Helmut says
Ich bin im Shop Handel mit Elektronik Waren per Internet Verkauf tätig.
Die Kunden fordern heut zu Tage Preise per E-Mail bei uns an, wir versenden dann unser schriftliches E-Mail Angebot an den anfragenden Kunden, der Kunde geht dann mit unseren Angebotspreis zu den Konkurrenz Händlern um bei diesen ein noch besseres Angebot zu verhandeln.
Der Konkurrenz Händler ist darüber erbost, dass ich als Händler dem Kunden so ein tolles Angebot gemacht habe, was dem Konkurrenz Händler nicht gefällt, weil dieser jetzt seinen Preis unter mein Angebotsniveau für den Kunden senken muss, damit der Kunde bei dem Konkurrenz Händler überhaupt die angefragte Ware kauft.
Jetzt ist der Konkurrenz Händler über mein Angebotspreis an den anfragenden Kunden aber so verärgert, dass der Konkurrenz Händler Meldung bei dem Hersteller macht. Der Hersteller will natürlich, dass die Händler verdienen und will verhindern dass die Händler dem Hersteller nicht weg läuft.
Wir werden dann meist wegen unseren Angeboten von dem Hersteller nicht mehr mit Waren beliefert. Was mich ärgert, dass hier der Kunde, der Konkurrenz Händler und der Hersteller mit unseren Angebots E-Mails hier in der Gegend rumhantieren.
Es müsste einfach viel härter bestraft werden, wenn Leute E-Mails an Dritte ohne die Zustimmung des Versenders weitergeben, aber wie will man das beweisen, denn die Hersteller schreiben uns niemals an, dass wir hier keine guten Angebote an unsere Kunden abgeben dürfen, die Hersteller beliefern uns einfach ohne einen Kommentar nicht mehr, denn jegliche Anrufe oder jegliche E-Mail vom Hersteller an uns wäre dann ja ein Verstoß gegen das Preisabsprache Gesetz.
Andreas says
Aus eigener Erfahrung im Großhandel weiss ich, was mit den meisten Preistreibern passiert: sie machen irgendwann dicht, weil sie zu wenig verdient haben und das ist auch gut so. Wir brauchen einen echten Fachhandel der über Service und einen guten Auftritt verkauft und nicht nur über den Preis. Gut so, wenn Hersteller da nicht mehr liefern.
Das alles ist aber nicht Thema des Datenschutzes und hat hier kaum was zu suchen…
Nicole B. says
Muss ich als Kleindruckerei meinen Kunden eine Mail oder einen Brief schicken und sie auf die neuen Datenschutzbestimmungen hinweisen? Ich habe keine Mitarbeiter und keine Homepage!
Datenschutz.org says
Hallo Nicole,
dies hängt davon ab, ob Sie eine Datenverarbeitung vornehmen, die eine Einwilligung erfordert. Anderenfalls ist ein Hinweis in der Regel nicht erforderlich.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Andreas says
was ist mit den Mails (größtenteils im Spamordner) abgefangen, die angeben z.B. Rechnung nicht bezahlt, letzte Einspruchsmöglichkeit oder Ihre Buchung usw. auch gewisse Damen möchten einen kennenlernen usw., die nur lästig sind. Ist das eine Folge der gmx-Werbung?
Kann mann diese Spams, teil auch im Briefkasten reduzieren oder einschränken?
MfG
Datenschutz.org says
Hallo Andreas,
Spam kann in der Regel reduziert werden, indem die E-Mail-Adresse so selten wie möglich etwa zur Newsletter-Anmeldung, in Shops oder auf anderen Websites genutzt werden. Zudem kann auch die Vermeidung der öffentlichen zur Verfügungstellung die Spamflut ggf. eindämmen. Darüber hinaus können Sie einzelne Adressen ggf. auch blockieren.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Gudrun B. says
Seitn ca. 14 Tagen komme ich nicht in meine yahoo e-Mail, warum?
Datenschutz.org says
Hallo Gudrun,
erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Gudrun says
Ich warte nun auf meinen Spezialisten, den ich in den nächsten Tagen nochmal anrufen soll.
Danke.
Beate says
Kann ich als Ärztin weiterhin per email mit meinen Patienten aus der Ferne über ihre Gesundheitsfragen kommunizieren wenn mir diese explizit bestätigen, dass sie das trotz DSGVO wünschen? Wie würde so eine Erklärung aussehen?
Danke!
Datenschutz.org says
Hallo Beate,
ein solches Vorgehen ist nicht nur “trotz DSGVO” möglich, sondern bewegt sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten: Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO können Sie beliebige Datennutzungen vornehmen, sofern Ihnen eine Einwilligung des Betroffenen explizit zu diesem Zwecke vorliegt. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier: https://www.datenschutz.org/einwilligungserklaerung/
Die Redaktion von Datenschutz.org
Andreas says
Guten Tag,
als Händler bzw. Großhändler werden wir von potentiellen (und bis dahin unbekannten) Endkunden bzw. Händlern regelmäßig per email kontaktiert. Der Kontakt erfolgt direkt über eine von uns auf der Webseite (Impressum) abgedruckte email-Adresse. Wie ist hier mit der Einverständniserklärung hinsichtlich unserer Datenschutzerklärung seitens des Anfragers zu verfahren? Müssen wir dem erst eine Datenschutzerklärung senden und bestätigen lassen um rechtskonform zu verfahren, selbst wenn es nur darum geht eine technische Frage oder ähnliches zu beantworten ?
PS: Wir haben auch ein Kontaktformular mit Datenschutzverweis auf unseren Seiten, aber es kommen trotzdem immer wieder direkt emails.
Datenschutz.org says
Hallo Andreas,
gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b sind Datenverarbeitungen, die für die Erfüllung eines Vertrags oder seine Anbahnung erforderlich sind, ohne Einwilligung zulässig. Ein solcher Fall scheint auch hier vorzuliegen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
S. says
Hallo, darf ich Emailadressaten überhaupt noch CC setzen?
Datenschutz.org says
Hallo,
wenn ein berechtigtes Interesse oder andere Sachverhalte dies begründen, kann eine Kopie in der Regel auch weiterhin berechtigte Personen versandt werden.
Die Redaktion von Datenschutz.org