Ist die Geburtstagsliste nach der DSGVO noch erlaubt?

Datenschutz: Die Veröffentlichung von Geburtstagen kann dem Betriebsklima zuträglich sein

Geburtstage sind für viele Menschen etwas Schönes: Sie freuen sich nicht nur darüber, ihre Lieben zu feiern und eine schöne Zeit mit ihnen zu verbringen, sondern die meisten gratulieren anderen auch gern an ihrem Ehrentag und bereiten ihnen mit einer kleinen Geste eine Freude.

Gerade in einem Team kann es den oft stressigen Arbeitsalltag auflockern, mit den Kollegen ein Stück Geburtstagskuchen zu essen und bei einer Tasse Kaffee auf das vergangene Lebensjahr zurückzublicken. Doch dürfen diese überhaupt wissen, wann genau Sie eigentlich Geburtstag haben? Bzw. darf es im Unternehmen noch eine Geburtstagsliste geben? Die DSGVO könnte hier die Kerzen ausblasen, bevor diese überhaupt gezündet sind.

DSGVO: Wann eine Geburtstagsliste veröffentlicht werden darf

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat im Mai 2018 einige neue Regelungen und Sondervorschriften mit sich gebracht. Seitdem stehen vor allem persönliche Daten unter einem umfassenden Schutz.

Mitarbeiter und Betroffene haben weitreichende Rechte, wenn es etwa um die Geburtstagsliste geht. Die DSGVO beschreibt in Art. 15 genau, welche Bestimmungsrechte für personenbezogene Informationen gelten. Sie dürfen unter anderem darüber entscheiden:

• Zu welchem Zweck Ihre Daten erhoben werden dürfen,
• wie lange diese hinterlegt sein sollen und
• wer außerdem Zugriff auf die Infos haben darf bzw. an wen sie weitergeleitet werden können.

Diese Regelungen gelten auch und gerade in Unternehmen. Selbst die Erhebung und in diesem Zuge auch die weitere Verarbeitung dieser Daten darf nur unter gewissen Voraussetzungen erfolgen, die in § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt sind. Was genau für eine Geburtstagsliste nach DSGVO- und BDSG-Bestimmungen gilt, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Der Geburtstag darf laut Datenschutz-Recht mit Einwilligung veröffentlicht werden

Unter welchen Bedingungen darf eine Geburtstagsliste laut DSGVO nun veröffentlicht werden? Die Antwort könnte simpler nicht sein: mit der Einwilligung des Mitarbeiter. Auch das ist in § 26 BDSG geregelt. Der entscheidende Punkt findet sich in Abs. 2:

Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn […] Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Daraus lässt sich schließen, dass für die Veröffentlichung der Mitarbeiter-Geburtstage unter Datenschutz-Einhaltung eine Einwilligung erforderlich ist. Der Paragraph bedeutet aber auch, dass sowohl Arbeitnehmer also auch Arbeitgeber ein Interesse an der Veröffentlichung haben müssen.

Das Interesse kann beispielsweise darin begründet sein, dass sich der Beschäftigte über Glückwünsche freut und die Firmenleitung von einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und dementsprechend hoher Leistung ihrer Angestellten profitiert.

Die Einwilligung für die Geburtstagsliste muss nach DSGVO zudem freiwillig erfolgen. Möchte ein Beschäftigter seinen Ehrentag für sich behalten, darf er nicht gezwungen werden, diesen für seine Kollegen Preis zu geben.

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Über den Autor

Louisa N.

Louisa hat Informatik an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin studiert und mehrere Jahre im Bereich IT-Sicherheit gearbeitet. Seit 2018 ist sie Redakteurin bei datenschutz.org und unterstützt unser Team mit ihrer Expertise. Ihre Texte befassen sich u. a. mit Themen wie Datenlöschung und Datenrettung.