Das Wichtigste in Kürze: Datentonne
„Datentonne” ist nichts anderes als ein alternativer Begriff für einen Datenschutzbehälter oder Aktenvernichtungscontainer. Es handelt sich dabei um einen speziellen Behälter für sensible oder geheime Unterlagen, die zum Zwecke der Aktenvernichtung transportiert werden.
Dies kommt darauf an, welche Art von Container Sie anfordern. In der Regel ist es nicht erlaubt, sowohl Schriftstücke auf Papier als auch elektronische Datenträger in ein und derselben Datentonne zu entsorgen. Wollen Sie verschiedene Medien vernichten lassen, sollten Sie dementsprechend verschiedene Container bestellen.
Dies hängt einerseits vom Anbieter ab und andererseits von verschiedenen Faktoren: Welche Größe soll die Datentonne haben? Welche Schutzklasse haben die Daten, die Sie vernichten wollen? Soll die Datentonne einmalig zur Verfügung gestellt werden? Oder möchten Sie eine regelmäßige Entsorgung Ihrer Akten vereinbaren? Unter Berücksichtigung dieser Punkte kann die Bereitstellung und Abfuhr der Datentonne zwischen 50 und über 1000 Euro kosten.
Sie wollen Dokumente entsorgen? Dann mieten Sie eine Datentonne!
Inhaltsverzeichnis
Angebote zum Thema Aktenvernichtung
Unterlagen, die sensible oder gar geheime Daten und Informationen enthalten, dürfen nicht einfach im normalen Papiermüll entsorgt werden. Dies würde einen Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darstellen und könnte dem Verantwortlichen ein empfindliches Bußgeld einbringen.
Möchten Sie (ob als Privatperson oder als Unternehmer) derartige Dokumente entsorgen, müssen Sie diese gemäß der DIN 66399 vernichten. Dafür können Sie entweder einen eigenen Schredder kaufen und dann mühsam Ihre Akten eine nach der anderen zerhäckseln – oder Sie sparen sich den Aufwand und beauftragen einen professionellen Aktenvernichtungsservice. Dieser bietet unter anderem die Möglichkeit an, eine Datentonne zu mieten.
Das ist tatsächlich nichts anderes als eine Abfalltonne für Ihre Unterlagen, die jedoch abschließbar ist. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Unbefugter an die Akten in der Datentonne herankommt. Ist der Behälter gefüllt, holt ihn der Dienstleister zu einem festgelegten Zeitpunkt ab und bringt ihn zu einer zertifizierten Anlage. Hier werden Ihre Dokumente dann normgerecht und vorschriftsmäßig vernichtet.
Was darf in der Datentonne entsorgt werden?
„Datentonne” ist kein offizieller Begriff, demnach gibt es auch keine absolute Vorgabe, was in einen solchen Behälter eingeworfen werden darf und was nicht. In der Regel aber bieten Dienstleister zwei verschiedene Möglichkeiten an:
- Eine Datentonne zur Aktenvernichtung darf mit Schriftstücken auf Papier sowie mit Aktenordnern befüllt werden. Eventuell sind auch Klarsichtfolien in kleinen Mengen erlaubt, dies sollten Sie aber bei Ihrem Dienstleister in Erfahrung bringen.
- Eine Datentonne für die Datenträgervernichtung wiederum ist zur Entsorgung von Festplatten und anderen elektronischen oder magnetischen Datenträgern gedacht.
Möchten Sie sowohl Akten als auch Festplatten entsorgen, müssen Sie also zwei verschieden Datentonnen anmieten. Das Sammeln beider Medientypen in einem einzigen Behälter ist nicht möglich.
So funktioniert die Datentonne
Sie haben die Möglichkeit, eine Datentonne für den einmaligen Gebrauch zu bestellen. Diese wird dann vom Anbieter angeliefert und Sie haben einen festgelegten Zeitraum, um sie mit Ihren Akten bzw. Datenträgern zu befüllen. Dieser Zeitraum kann weniger als eine Stunde betragen – in diesem Fall nehmen die Anlieferer die Tonne direkt wieder mit – oder auch mehrere Tage oder Wochen, sodass Sie in Ruhe Zeit haben, Ihre Unterlagen zu sortieren und für die Entsorgung bereit zu machen. Welches Modell Sie bevorzugen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Bedenken Sie aber, dass sich eine längere Mietdauer in der Regel im Preis niederschlägt.
Des Weiteren können Sie wählen, wie oft Sie die Datentonne in Anspruch nehmen möchten. Dies kann einmalig passieren oder auch in einem regelmäßigen Turnus. In letzterem Fall steht die Datentonne üblicherweise dauerhaft bei Ihnen am Abfuhrort und wird nach einem festgelegten Intervall vom Dienstleister abgeholt. Manche bieten auch die Option an, die Tonne nur bei Bedarf abzufahren.
Wird die Datentonne abgeholt, wird sie in eine zertifizierte Entsorgungsanlage gebracht. Dort werden Ihre Akten bzw. Ihre Datenträger gemäß DIN 66399 vernichtet. Diese Norm legt unter anderem fest, wie viel nach der Vernichtung noch übrig bleiben darf.
Eine herkömmliche Festplatte mit der niedrigsten Sicherheitsstufe („Allgemeine Daten – Reproduktion mit einfachem Aufwand”) muss zum Beispiel einfach nur funktionsunfähig gemacht werden. Besitzt sie hingegen die höchste Sicherheitsstufe („Top Secret Hochsicherheits-Daten – Reproduktion ausgeschlossen”), muss die Festplatte mehrfach verformt und zerteilt werden, bis nur noch Teilchen von maximal 15 mm² übrig sind.
Ähnliche Abstufungen gelten für Akten. Papierdokumente mit der höchsten Sicherheitsstufe müssen so zerteilt werden, dass die Schnipsel höchstens 5 mm² groß sind. Wurden sie in Streifen zerschnitten, dürfen diese wiederum maximal 1 mm breit sein.
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Ich habe noch nie von der Datentonne gehört. So wie ich das verstanden habe werden die Daten in den Containern gesammelt und dann sorgfältig vernichtet. Das wäre mir nämlich sehr wichtig.