Das Wichtigste zum Datenschutz bei Umfragen in Kürze
- Da bei einer Umfrage regelmäßig personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden sollen, sind die Datenschutzgrundsätze auch hier zu erfüllen.
- Jeder Teilnehmer sollte vorab über seine Rechte, den Umfang und Zweck der Umfrage in Kenntnis gesetzt werden. Diese sollten der Datenschutzerklärung zu entnehmen sein.
- Jeder Teilnehmer sollte darüber hinaus in Form einer Einwilligungserklärung der Datenschutzerklärung eindeutig zustimmen.
Was ist gemäß Datenschutz bei einer Umfrage zu beachten?
Inhaltsverzeichnis
Ob nun zu Forschungszwecken, um ein Produkt zu verbessern, politische oder soziale Strukturen abzubilden: Umfragen sind häufig das Mittel der Wahl. Dabei werden mal mehr, mal minder sensible Daten von natürlichen Personen abgefragt. Da hierbei regelmäßig personenbezogene oder personenbeziehbare Daten betroffen sind, fallen die erhobenen Informationen aus der Umfrage unter den Datenschutz.
Das bedeutet auch, dass die wesentlichen Datenschutzgrundsätze erfüllt sein müssen und besondere Vorsicht im Umgang mit den sensiblen Informationen gilt.
Diese Grundsätze sollten bei einer Umfrage gemäß Datenschutz beachtet werden:
- Teilnehmer einer Umfrage sollten per Datenschutzerklärung über den Zweck, die Form und den Umfang der Erhebung und Verarbeitung informiert werden.
- Der Betroffene muss dem bei der Umfrage gemachten Datenschutzhinweis eindeutig zustimmen. Im Falle einer Umfrage dürfen in der Regel nur insoweit personenbezogene Daten erhoben und genutzt werden, als der Teilnehmer eine entsprechende Einwilligungserklärung abgibt.
- In der Datenschutzerklärung der Umfrage sollte stets auch ein Abschnitt beigefügt sein, der den Betroffenen über dessen Rechte aufklärt (Anspruch auf Auskunft, Löschung, Widerruf usf.).
- In der Regel sind Umfragen zeitlich begrenzt. Daher sollten Teilnehmer auch über zeitliche Vorgaben und den Verbleib der Daten nach Ablauf der Fristen in Kenntnis gesetzt werden.
- Die erhobenen Informationen müssen ausreichend vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein. Es muss mithin auch von vornherein feststehen, welche Personen zur Verarbeitung berechtigt sind. Probleme können sich dabei insbesondere bei der Auftragsdatenverarbeitung ergeben.
- Bei einer Online-Umfrage ist beim Datenschutz vor allem auch zu beachten, ob eine Registrierung vorgenommen werden soll oder die Teilnahme ohne eine solche erfolgt. Bei einer Registrierung sind aufgrund der erhöhten Missbrauchgefahr der Informationen zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich.
Einwilligung in Datenschutzerklärung für eine Umfrage: Kostenloses Muster
Damit Sie bei Ihrer Umfrage den Datenschutz wahren, sollte jedem Teilnehmer vorab eine Datenschutzerklärung vorgelegt werden, die er bewilligt. Im Folgenden stellen wir Ihnen beispielhaft ein Muster für eine Online-Umfrage zur Verfügung, dass Sie für eine erste Orientierung nutzen können.
Einwilligungserklärung gemäß Datenschutz für eine Umfrage zum Thema „XYZ“
Auf den folgenden Seiten wollen wir Ihnen ein paar Fragen stellen zum Thema „XYZ“. Ziel unser Umfrage ist, den Nutzen von XYZ besser bewerten zu können.
Im Abschluss der Umfrage wollen wir zudem nähere Informationen zu Ihrer Person abfragen, um dadurch bei den Ergebnissen auch soziale Faktoren (Alter, Berufsstand, Wohnverhältnisse) einzubeziehen und so die Bewertung verbessern zu können.
Die Teilnahme an dieser Umfrage ist ohne die Nennung Ihres Namens möglich.
Eine Registrierung ist für die Teilnahme nicht erforderlich.
Bevor Sie Ihre Antworten abschließend absenden, erhalten Sie die Möglichkeit, diese noch einmal in einer Gesamtansicht zu prüfen und ggf. abzuändern.
Auch bei einer Umfrage haben Sie gemäß Datenschutz gegenüber dem Informationsträger das Recht auf Auskunft sowie Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können diese Einwilligungserklärung jederzeit widerrufen. Nutzen Sie hierzu dieses Formular [Link einfügen]. Nach erfolgtem Widerruf werden Ihre Daten gelöscht und unzugänglich aufbewahrt.
[Bei Auftragsdatenverarbeitung:
Diese Umfrage wird durch folgenden Auftragnehmer ausgewertet: (Name einfügen). Wir erhalten abschließend nur die Ergebnisse der Umfrage, nicht jedoch die gesamten Fragebögen.]
❏ Ich bin einverstanden und möchte an der Umfrage teilnehmen.
Muster zur Einhaltung vom Datenschutz bei Online-Umfragen herunterladen
Hier können Sie unser Muster kostenlos herunterladen. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei nur um ein Beispiel handelt. Wollen Sie bei Ihrer Umfrage den Datenschutz gewährleisten, sollte die Vorlage stets an die Einzelumstände angepasst werden.
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Nadja meint
11. Mai 2022 at 10:20
Hallo,
bei einer Kundenzufriedenheitsumfrage handelt es sich um Werbung. Ich hätte eine Frage zur Telefonumfrage.
Im UWG wird immer nur davon geschrieben, dass es sich bei einem Telefonanruf um Werbung handelt, wenn das Unternehmen den Kunden anruft (vom Unternehmen induzierte Kontaktaufnahme). Wie wäre folgender Fall zu bewerten, wenn man der Kunde anruft und im Anschluss an sein Anliegen noch eine Frage gestellt wird:
Beispiel:
1. Kunde ruft im Call Center an.
2. Nach Erledigung des Anliegens fragt das Call Center: Darf ich Ihnen noch kurz eine Frage zu Ihrer Zufriedenheit stellen?
3. Antworte der Anrufer mit „ja“, fragt das Call Center nach der Empfehlungsbereitschaft.
4. Die Antwort wird dokumentiert.
–> liegt hier Werbung im Sinne des UWG vor?
Was wäre, wenn im Punkt 4. die Antwort anonym erfasst würden? Wäre es dann anders zu beurteilen?
Vielen Dank und liebe Grüsse
Marvin meint
18. August 2021 at 12:10
Hallo,
wie sollte der Umgang mit Minderjährigen gehandhabt werden, wenn es um eine anonyme Onlinebefragung für meine Bachelorarbeit geht?
Ich habe gelesen, dass für Jugendliche aber dem Alter von 14 Jahren keine Einwilligung der Eltern erforderlich ist, zumindest bei Face-to-Face Befragungen.
Wie verhält sich das mit der DSVGO bei Onlinebefragungen?
Liebe Grüße
Annika meint
28. Juli 2021 at 11:09
Hallo,
ich habe eine Frage dazu. Wie ist das bei pseudonymisierten Umfragen – was muss man da beachten? Im speziellen wird die Umfrage bei LimeSurvey erstellt.
Vielen Dank!
Samit meint
28. Juni 2021 at 17:07
Hallo,
Auf Ihrer Seite steht ja, dass
Bildungsstand, Kenntnisse und Fähigkeiten
Werturteile, Bewertungen und Meinungsäußerungen
Personenbezogene Daten sind.
Da ja jede Umfrage irgendeine Form von Bewertung, z.B. der eigenen Kenntnisse oder Präferenzen bzgl. Produkten etc enthält, ist ja jede Umfrage automatisch nur im Sinne des DSGVO, wenn eine Einverständniserklärung vorhanden ist.
Ist das richtig so?
MfG
Peter meint
19. April 2021 at 9:00
Hallo, vielen Dank für die Informationen. Benötigt man dies auch bei Google Forms? Die Benutzer müssen ja bereits einer Datenschutzerklärung zustimmen, wenn sie sich die Seiten von Google begeben?
Danke und
viele Grüße
C. meint
5. November 2020 at 18:39
Hallo Datenschutz-Team,
ich beobachte im Rahmen meiner Masterarbeit Laufwege von Mitarbeitern diverser Abteilungen (Oberthema Lebensmittelsicherheit). Nun bin ich seit einiger Zeit am grübeln, ob ich für die damit verbundene teilnehmende Beobachtung schriftliche Einwilligungen benötige. Ich hoffe, dass das nicht der Fall ist. Meiner Meinung nach erhebe ich keine personenbezogenen Daten (in der Masterarbeit wird dann vom Mitarbeiter der Abteilung XY gesprochen). Außerdem ist die Erstellung von Laufwegeplänen auch eine Anforderung einer bekannten Zertifizierung – ich kann mir nicht vorstellen, dass in dem Rahmen dann Einwilligungen jedes Mitarbeiters eingeholt werden.
Wie seht ihr das?
Torsten meint
5. August 2020 at 9:05
Wir möchten für unseren Garagenverein, mit 102 Garagen, eine Website erstellen. Dort sollen dann die aktuellen Aushänge, die sonst nur auf dem Garagenhof im Schaukasten zu sehen sind, veröffentlicht werden. Die Website möchte ich mit Google Sites erstellen. Damit NUR Vereinsmitglieder den Zugriff auf die Website bekommen, müssen diese ein, mit Google Forms erstelltes, Formular ausfüllen, was wiederum voraussetzt, dass die Garagenmitglieder ein Google-Konto besitzen. Nach der Prüfung der eingetragenen Formulardaten, mit den vorhandenen Unterlagen der Garagenvereinsmitglieder, durch den Garagenvorstand, werden diese einer Google Gruppe (Google Groups) hinzugefügt und können damit auf die Website zugreifen.
Jetzt zu meinen Fragen:
Auf was müssen wir bei dem Formular unbedingt achten?
Dem Vorstand liegen ja sowieso schon alle notwendigen Daten seiner Mitglieder vor. (Garagennummer, Name, Anschrift, Kontaktdaten) Nur die notwendige Google-E-Mailadresse, welche zum Anmelden an der Website benötigt wird, wird neu erfasst.
Reicht für unser Vorhaben ein kostenloses Konto bei Google aus oder ist die G Suite notwendig?
Beste Grüße,
Torsten
Silly meint
9. Mai 2019 at 16:41
Sehr geehrte Damen und Herren!
Ich empfand diese Umfrage als sehr fragwürdig
Unsere Berliner Wohnungsgenossenschaft hat eine Bewohnerumfrage bei der (Hamburger) AktivBo in Auftrag gegeben. Es wurde lt. Informationsschreiben eine sog. Zufallsnummer vergeben, diese ist jedoch auf jeden Namen zurückverfolgbar, denn wie angekündigt, wurde denen die den 1. Befragungsbogen nicht ausfüllten, wurde ein neuer Fragebogen (mit neuer Nummer) zugeschickt. Es gab aber die Alternative, den Fragebogen unausgefüllt wieder zurück zusenden. Lt. Infoschreiben hieß es, dass es eine anonyme Umfrage ist. Am So, den 05.05.19 habe ich den 2. Bogen an AktivBo in den Postkasten gesteckt, am Mi., den 08.05.19 bekam ich eine Karte mit der Aufschrift „Vielen Dank“ So erging es vielen Nachbarn, jeder wunderte sich, weil der Absender ein Wohnungsunternehmen in Karlsruhe ist. St Ulrichswerk, der Diözese Augsburg GmbH Siedlungs-und Wohnungsunternehmen. Irritierend war der Schriftsatz auf der Karte. ..vor einigen Wochen haben wir Sie zu Ihren Erfahrungen bezüglich Ihrer Wohnung und Umgebung befragt. Außerdem wollten wir wissen, wie Sie uns als Vermieter und Ansprechpartner einschätzen… Rücklauf von 56% …dann wurde erklärt, was mit dem Ergebnissen usw. passiert.
Keiner von uns kennt das Wohnungsunternehmen: St. Ulrichswerk..
Es wurde lediglich von unserer Genossenschaft die AktivBo benannt. Weder im Vorfeld, noch sonst wann konnten wir diese Befragung ablehnen oder zustimmen. Ist diese Befragung wirklich ordentlich und akkurat abgelaufen?
Ich hoffe, Sie können mir dazu etwas sagen. Danke mit freundlichem Gruß Silly
Martin meint
13. Februar 2019 at 23:23
Verehrte Redaktion!
Wir haben als Verein, der sich mit dem öffentlichen Verkehr in unserer Gegend befasst, das Interesse von verschiedenen Nutzergruppen (Betrieben, Vermietungsbetriebe, ….) an Haltestellen, Verbindungen, u.a. Problemlösungen zu eruieren. Dürfen wir solche Gruppen über die im Internet offerierten Adressen anschreiben, in welcher Form hat das zu geschehen?
Herzliche Grüße
Martin
datenschutz.org meint
15. Februar 2019 at 16:18
Hallo Martin,
bitte wenden Sie sich an einen Datenschutzbeauftragten, um entsprechende Umfragen datenschutzkonform zu gestalten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Flo meint
4. Dezember 2018 at 14:46
Hallo liebe Datenschutz.org Redaktion,
ich habe eine kleine frage bezüglich einer Umfrage zu meiner Bachelorarbeit.
Und zwar handelt es sich hier um eine online Umfrage, welche anonym ohne Registration erfolgt.
Für diese Umfrage wurde in stundenlanger Arbeit und viel Kaffee 😉 rund 400 E-Mail-Adressen von Unternehmen recherchiert.
Jetzt stellt sich urplötzlich die Frage. Darf ich die Unternehmen ohne vorherige Einwilligung überhaupt per E-Mail zu der Umfrage einladen?
Beste Grüße
Flo
Sylvi meint
11. Oktober 2018 at 13:39
Hallo,
ich möchte eine schriftliche Umfrage machen in der ich die Teilnehmer bitte einen Fragebogen anonym auszufüllen und zurückzusenden, muss ich sie trotzdem mittels Datenschutzerklärung aufklären?
Danke
datenschutz.org meint
15. Oktober 2018 at 17:12
Hallo Sylvi,
auch trotz Anonymisierung werden im Rahmen von Umfragen regelmäßig personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet, sodass eine Datenschutzerklärung zumeist erforderlich ist. Wenden Sie sich für eine datenschutzkonforme Umsetzung entsprechender Umfragen an einen Datenschutzbeauftragten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Gabi meint
4. Oktober 2018 at 17:04
Hallo zusammen,
ich habe eine Frage bezüglich dem Rechte „Anspruch auf Auskunft, Löschung, und Widerruf“ der Teilnehmer einer Umfrage.
Wie geht man als umfragendes Unternehmen damit um, wenn es eine Umfrage ohne Registrierung (Name, E-Mail o.ä.) ist und auf den eigenen Geräten (Tablet) statt findet. Erhoben werden Alter, Geschlecht, PLZ und Tätigkeit. Dies könnte aber für mehrere Hundert Personen gleich sein. Bin ich in dieser Situation verfplichtet Daten zu löschen?
Beste Dank!
Gabi
datenschutz.org meint
10. Oktober 2018 at 15:28
Hallo Gabi,
bitte wenden Sie sich für eine datenschutzkonforme Umsetzung entsprechender Umfragen bei Zweifeln an einen Datenschutzbeauftragten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Katharina meint
4. September 2018 at 16:27
Ich möchte eine online-Umfrage machen und wüsste gern, was dabei unter „Registrierung“ zu verstehen ist: Angabe des Namens oder auch schon die Zuteilung einer Identifikationsnummer?
Und was ist im Falle der Notwendigkeit weiterer Sicherheitsmaßnahmen genau zu tun?
Danke für eine Antwort!
datenschutz.org meint
10. September 2018 at 12:30
Hallo Katharina,
bitte wenden Sie sich an einen Datenschutzbeauftragten, um prüfen zu lassen, welche Vorgänge in Ihrem Einzelfall zu berücksichtigen sin. An dieser Stelle lässt sich dies nicht abschließend klären.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Rita meint
26. Juli 2018 at 11:21
Ich habe das gleiche Problem wie Werner, insbesondere auch nach der Antwort. Weiter oben im Text steht als Hinweis „Auch für eine anonyme Befragung gilt der Datenschutz! Selbst wenn die erhobenen Informationen hiernach anonymisiert werden, bleiben sie personenbeziehbar und damit datenschutzrechtlich geschützt.“
Und in der Antwort auf Werners Frage heißt es dann „Zudem handelt es sich nach Pseudonymisierung/Anonymisierung nicht mehr um personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten, sodass der Datenschutz diese per Definition nicht mehr erfassen dürfte.“
Ich würde den Teilnehmern einer Umfrage immer alle Informationen geben, schon um für Transparenz zu sorgen und sie so hoffentlich zur Teilnahme zu bewegen. Aber ich kann ja keine Einwilligung verwenden, wenn diese gar nicht zurückgezogen werden kann, weil ich die Person nicht identifizieren kann. Und die anderen Betroffenenrechte sind auch nicht realisierbar.
Könnte man so vorgehen, dass man informiert und dabei darauf hinweist, dass die Daten pseudonymisiert werden und die Teilnehmer bestätigen, dass sie diese Information bekommen haben? Kann ich explizit schreiben, dass die DSGVO dann nicht anwendbar ist, da es sich nicht mehr um personenbeziehbare Daten handelt?
Danke!!
Rita
datenschutz.org meint
2. August 2018 at 17:01
Hallo Rita,
zu unterscheiden ist zwischen der Erhebung der Daten und der späteren Speicherung. Bei der Erhebung sind die Daten in der Regel noch nicht anonymisiert/pseudonymisiert, sodass entsprechende Hinweise in der Regel erforderlich sind. Bereits anonymisierte und pseudonymisierte gespeicherte Daten lassen sich später hingegen nur noch bedingt einer natürlichen Person zuordnen, sodass das Recht auf Löschung oder Berichtigung diesbezüglich eher nicht mehr greifen kann (nur bei möglicher Zuordnung ist die Löschung der Daten der Betroffenen möglich).
Bitte wenden Sie sich für eine verbindliche Klärung an einen Datenschutzbeauftragten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Werner meint
29. Mai 2018 at 16:02
Mir erscheint das Recht auf Auskunft und auf Löschung in diesem Zusammenhang problematisch sofern es sich tatsächlich um anonyme Befragungen bzw. auf nicht personenbeziehbare Daten handelt. Wie soll der Betreiber dann diesem REcht nachkommen wenn er gar nicht identifizieren kann, welche Daten von welcher Person stammen?
datenschutz.org meint
29. Juni 2018 at 15:09
Hallo Werner,
die Datenverarbeitung zu wissenschaftlichen und Forschungszwecken kann die Betroffenenrechte im Einzelfall gemäß Artikel 89 DSGVO auch einschränken. Zudem handelt es sich nach Pseudonymisierung/Anonymisierung nicht mehr um personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten, sodass der Datenschutz diese per Definition nicht mehr erfassen dürfte. Wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten, um genau zu klären, wie im Einzelfall auf entsprechende Anfragen reagiert werden kann.
Die Redaktion von Datenschutz.org